Gracias a las nuevas tecnologías, cada vez usamos menos documentos en papel, pero sí solemos almacenar pequeños papeles para llevar un control de los gastos. Son las facturas y tickets de las compras realizadas a lo largo del día.
En esta época de crisis, no solo autónomos y profesionales necesitan llevar un control de los gastos. En entornos domésticos es muy aconsejable conocer cuales han sido los principales gastos diarios que pueden desbarajustar el presupuesto a final de mes.
Una de las opciones para llevar la contabilidad de estos gastos y de paso no tener que almacenar las facturas en diferentes carpetas y cajones, es escanearla. Con esta tarea, también se ahorra esfuerzo al buscarlas. Es complicado encontrar una factura de un restaurante de hace 6 meses aunque sepas en que cajón está guardada.
En el mercado, existen productos especializados para este cometido, como este pequeño escáner de bolsillo del fabricante Planon, denominado SlimScam orientados a escanear pequeños tickets y otros documentos, como tarjetas de visita. Otra opción es utilizar un escáner de sobremesa y utilizar alguna aplicación para la gestión de documentos como Evernote para crear un libreta donde almacenar las facturas.
Sin embargo, cuando recibimos un ticket, estamos fuera de casa y el único dispositivo que solemos tener a mano es el teléfono móvil. Por tanto, una opción recomendable es utilizar el terminal para almacenar la información del recibo y poder deshacernos de él. Una de las últimos servicios lanzado al mercado es Lemon. Esta herramienta gratuita, que cuenta con versiones para dispositivos Android e iOS, está orientado a hacer un seguimiento de las facturas de todas las compras realizadas por el usuario. Con tan sólo hacer una foto al ticket, la información se almacena en el sistema y posteriormente puede mostrarse en cualquier otro dispositivo. También permite acceder a estadísticas muy sencillas sobre los gastos realizados en un periodo de tiempo determinado.
Algo más profesional es Shoeboxes. Este servicio online, disponible en Estados Unidos, Canadá y Australia, es una herramienta de pago para llevar un control de todas las facturas. Estas pueden ser escaneadas mediante el teléfono móvil o bien enviadas por correo postal a las oficinas de Shoeboxes para su escaneado. El usuario de Shoeboxes dispone de un completo panel de administración con todos los datos relativos a sus finanzas personales. Este servicio es de pago y tiene un plan de precio en función del volumen de documentos almacenados.
Otra opción es Expensify. Esta solución está pensada para llevar un control de todos los gastos y facturas realizados durante el día. La aplicación móvil, disponible para los sistemas iOS, Android, WebOS y Blackberry, permite hacer una fotografía de cada factura y detectar de forma automática el total de cada ticket. También incluye una opción para introducir estos datos de forma manual, así como la opción de escanear tarjetas de visitas. Expensify es gratuito, aunque cuenta con diferentes planes de precio, con mayor número de funcionalidades y sin limitaciones.
