Para muchos Evernote, gracias a su habilidad para guardar prácticamente cualquier tipo de información y ponerla a nuestra disposición desde casi cualquier dispositivo capaz de conectarse a Internet, se ha convertido en una herramienta imprescindible de nuestra vida laboral y personal.
Si no lo has probado nunca o si te ha parecido demasiado complicado, que no lo es, éstos son algunos consejos para empezar a usarlo sin complicarte demasiado.
La unidad básica de información en Evernote es la nota, que es un apunte en el que puedes meter texto, imágenes, audio, vídeo, o en realidad cualquier fichero, siempre que no pase de los 100 MB.
Algunos de ellos los verás directamente en Evernote, mientras que en otros casos sólo quedarán allí guardados para que puedas acceder a ellos desde cualquier sitio.
Estas notas se pueden organizar en libretas, y aunque el motor de búsqueda de Evernote es muy bueno y hay gente que no divide sus notas en libretas, mi primer consejo es crear al menos tres libretas: una personal, otra para cosas de trabajo, y una compartida con tu pareja y/o miembros de tu familia.
Es cierto que a veces las cosas de trabajo y las personales pueden mezclarse un poco, pero la gracia de tener al menos estas tres libretas es que sólo una de ellas sea compartida.
En esa se pueden meter facturas, recibos, manuales de instrucciones, documentación variada, los papeles de las vacaciones, etc... de tal forma que cualquiera de la familia las pueda consultar; la lista de la compra es una buena candidata a vivir en esta libreta.
Eso sí, para que pueda modificar esa libreta compartida alguien que no sea su creador es necesario usar la versión de pago de Evernote en la cuenta de la persona que la crea.
La versión Premium soporta además más tipos de ficheros, y es más rápida aplicando el reconocimiento de caracteres sobre las imágenes y PDFs que haya en tus notas.
Como decía antes, Evernote tiene un magnífico sistema de búsquedas que no solo indexa el texto que escribes en las notas, sino que además aplica reconocimiento de caracteres a las imágenes, con lo que si éstas contienen texto, éste servirá también para hacer búsquedas.
Pero aún así, etiqueta las notas de forma jerárquica, lo que te ayudará a la hora de localizar las que traten de un tema en concreto aunque no incluyan una palabra determinada.
Yo uso, por ejemplo, el esquema Charlas - Internet - Redes Sociales - Twitter para cosas que me encuentro por ahí que creo que pueden servir para una charla sobre Twitter, o el mismo esquema pero cambiando Twitter por Tuenti si la nota en cuestión trata de esta red social.
Así, usando el navegador de etiquetas y seleccionando varias, es muy fácil encontrar aquellas que tratan de un tema específico sin necesidad de que compartan una palabra.
Para las cosas de casa uso esquemas similares, como por ejemplo Gadgets - Instrucciones o Gadgets - Garantías.
Al principio da un poco de trabajo, pero como Evernote incluye la función de autocompletado al poco de empezar a usar etiquetas, añadirlas es rapidísimo, no hay ni que acabar de teclearlas.
Finalmente, recuerda que los papeles encima de tu mesa o guardados en un cajón no te sirven de nada, así que acostúmbrate a escanear el papel que vayas recibiendo y que veas que te puede interesar tener a mano.
Evernote ofrece mucho más que esto, y su integración con muchas otras aplicaciones desde las que se le puede enviar información a almacenar lo hacen aún más potente, pero creo que si empiezas por seguir los tres consejos que doy aquí ya tendrás mucho ganado.
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