Siete trucos para gestionar mejor el correo electrónico

A casi todos los efectos, el correo electrónico ha sustituido al correo en papel de toda la vida, sobre todo por su inmediatez.

Pero esa misma facilidad para enviar correos, hace que el volumen de correo electrónico que nos toca manejar sea a menudo abrumador. Aquí van varias sugerencias, adaptados de 7 Ways to Manage Email So It Doesn’t Manage You, para intentar llevarlo un poco mejor.

1. Si quieres recibir menos correo electrónico, escribe menos correo electrónico. Piensa si realmente es necesario que respondas a ese correo o si realmente hace falta que lo envíes en primer lugar.

2. Marca los correos que puedan quedar para después con una etiqueta o como no leídos y actúa ya sobre los urgentes, aunque procura que no se vayan acumulando los marcados para responder porque sino nunca acabarás con ellos.

3. Sé preciso con lo que escribes para evitar malentendidos que luego den lugar a más correos en los que se te pide que aclares algo o que provoquen que algo no se haga como debía haber sido hecho.

4. Piensa a quién le escribes. No es lo mismo poner a alguien como destinatario en el campo “Para”, que es quien debe hacer algo con ese correo, que en el campo “CC”, donde deben ir aquellas personas que simplemente deben estar al tanto y que probablemente ni tengan que responder al correo. Un mensaje con siete destinatarios es una receta segura para multiplicar exponencialmente los correos de respuesta.

5. Acusa recibo, aunque en el momento no puedas actuar sobre lo que se te comenta en un correo. De esta forma evitarás que la persona que te ha escrito vuelva a hacerlo preguntándote si has recibido el primer correo y probablemente poniendo a alguien más como destinatario por si acaso. Y no es necesario que el acuse de recibo sea muy largo, más bien todo lo contrario.

6. No olvides el cara a cara, pues de vez en cuando habrá asuntos que no se puedan tratar por correo electrónico por ser demasiado delicados. Hablar con alguien sin poderle ver la cara o su expresión corporal hace perder muchos matices en la conversación, emoticonos mediante o no.

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